Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS)

Elektronik ortamda bildirimi yapılması gereken iş ve işlemler
Dernek Danışmanlarımız tarafından yerine getirilmektedir.

DERBİS Projesinin Amacı

DERBİS Projesi, günümüzün teknolojik gelişmelerine paralel olarak iş ve işlemlerini tamamen web tabanlı bir platform üzerinden yürütmeyi hedeflemektedir.

DERBİS amacı kullanıcılara daha kolay erişim imkanı sunarak, hizmetleri daha etkin bir şekilde alabilmelerini sağlamak istemektedir. Projenin sonuçlandığında elde edilmesi beklenen bu yararlar, tüm süreçlerin daha akıcı, hızlı ve kesintisiz ilerlemesine olanak tanıyacak ve böylece hem hizmet sağlayıcılar hem de kullanıcılar için büyük bir değer yaratılacaktır.

DERBİS Projesinin Temel İşlevleri

Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte, derneklerin iş ve işlemlerini elektronik ortamda yürütmeleri kaçınılmaz bir gereklilik haline gelmiştir. Bu yaklaşım derneklerin operasyonlarını daha etkin, hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirmelerine olanak tanımaktadır. Mevzuata uygun olarak verilmesi gereken beyannameler, bildirimler ve diğer evrakların online olarak alınması, hem dernek yöneticileri için hem de ilgili devlet daireleri için büyük bir kolaylık sağlamaktadır. Bu sayede kağıt üzerindeki uzun evrak işlerinden kaçınılarak, hem zaman hem de maliyetten tasarruf edilebilmektedir.

Yıllık Beyanname

Dernek yönetim kurulu başkanlarının, her takvim yılının ilk dört ayı içerisinde önemli bir sorumluluğu bulunmaktadır. Bu sorumluluk bir önceki yıla ait faaliyetleri, mali durumu ve diğer ilgili bilgileri içeren Dernek Beyannamelerini dikkatlice ve eksiksiz bir şekilde doldurarak elektronik ortamda ilgili mercilere iletmektir. Beyannamenin doldurulması sırasında, derneğin tüm faaliyetleri, gelir gider dengesi, üye hareketleri ve diğer konularla ilgili bilgilerin doğru ve tam olarak yansıtılması büyük bir önem taşımaktadır.

Yurtdışından Bağış ve Yardım Alma Yapma

Yurtdışından dernek yardımı almak birçok kuruluş için gereklidir. Maddi veya ayni yardım almayı planlayan dernekler, bu alandaki yasal düzenlemelere dikkatle uymalıdırlar. Özellikle Kanunun 5. maddesi kapsamında faaliyet izni almış olan yabancı dernekler, yabancı vakıflar ve kar amacı gütmeyen diğer kuruluşlar için bu yükümlülük ekstra bir öneme sahiptir. Bu kuruluşların, yurtdışından yardım almadan önce “Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi” yapmaları gerekmektedir.

Bildirim süreci devletin, uluslararası yardımların şeffaf ve düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak, olası kötüye kullanımları veya yasadışı faaliyetleri engellemek amacıyla getirdiği bir düzenlemeyi ifade etmektedir. Bu bildirim yurtdışından alınacak yardımların doğru, açık ve mevzuata uygun bir şekilde kaydedilmesini ve takip edilmesini garanti altına almayı amaçlar.

İktisadi İşletme Kurma Bildirimi

Derneklerin faaliyet alanları genellikle sivil toplum ve gönüllülük esasına dayanır. Ancak bazen mali gereksinimlerini karşılamak veya belirli projelerini finanse etmek için iktisadi işletme kurabilir veya mevcut bir şirkete iştirak edebilirler. Bu tür ekonomik faaliyetler derneğin ana faaliyetleri dışında bir gelir kaynağı oluşturarak, derneklerin daha sürdürülebilir ve bağımsız bir yapıya sahip olmalarına yardımcı olabilmektedir.

Bildirim zorunluluğu, şeffaflığı ve hesap verebilirliği teşvik etmek amacıyla getirilmiştir. Bu sayede derneklerin iktisadi faaliyetlerinin denetlenmesi ve bu faaliyetlerin yasalara uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi sağlanabilir.

İç Denetim Raporu

Dernekler faaliyetlerini yürütürken belirli yasal yükümlülüklere tabidir. Bu yükümlülüklerden biri de, tüzüklerinde belirtilen periyotlarla iç denetim raporu hazırlamaktır. İç denetim raporu, bir derneğin mali ve operasyonel faaliyetlerinin belirli bir dönem içerisinde nasıl gerçekleştiğine dair kapsamlı bir analiz sunar. Bu rapor dernek yönetiminin, faaliyetlerin yasal ve etik kurallara uygun şekilde yürütülüp yürütülmediğini kontrol etmesine yardımcı olmaktadır.

Tüzüklerde belirtilen bu iç denetim raporu periyotları genellikle ‘altı ayda bir’ veya ‘yılda bir’ şeklinde tanımlanmıştır. Ancak tüzüğe bağlı olarak bu sürelerin farklılık göstermesi mümkündür. Belirlenen periyot içerisinde raporun hazırlanması ve ilgili mercilere sunulması, derneklerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından zorunludur.

Adres Değişikliği

Derneklerin faaliyet gösterdiği adresler, tüzüklerinde belirtilen resmi adresleri olarak kabul edilir. Ancak bazen, çeşitli nedenlerle derneklerin adreslerini değiştirmeleri gerekebilir. Eğer bu adres değişikliği, aynı yerleşim yeri sınırları içerisinde gerçekleşiyorsa ve tüzük değişikliğini gerektirmiyorsa, bu durumun bazı yasal yükümlülükleri vardır.

Bu tür bir adres değişikliğinde, derneklerin en önemli yükümlülüğü, bu değişikliği gerçekleştirdikleri tarihten itibaren 30 gün içerisinde ilgili mülki idare amirliğine bildirmeleridir. Bu da yerel yönetimlerin ve ilgili devlet kurumlarının, derneklerin güncel adres bilgilerine erişebilmelerini ve bu bilgileri resmi kayıtlarında güncel tutabilmelerini sağlar.

Dernek Yöneticilerinin Değişikliği

Derneklerde yönetim organları, derneğin temsil ve ilzama yetkili kuruluşlarıdır. Bu organlarda görev alan kişilerin, üyeleri, faaliyetleri ve dernek politikalarını doğrudan etkileyen kararları alma sorumluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle, bu organlara seçilen üyelerin kimlik ve adres bilgilerinin güncel ve doğru bir şekilde ilgili idare amirliğine bildirilmesi son derece önemlidir.

Seçimle yönetim organına atanmış olan kişilerin isimleri, unvanları ve tebligata esas adres bilgileri, seçim tarihinden itibaren 30 gün içerisinde ilgili mülki idare amirliğine iletilmelidir. Bu bildirim yükümlülüğü, derneğin yasal ve resmi işlemlerinin aksamadan yürütülebilmesi, aynı zamanda dernek yöneticileriyle ilgili resmi merciilerin doğru ve güncel bilgilere erişebilmesi için kritik bir öneme sahiptir.

Adres değişiminden denetim raporlarının hazırlanmasına kadar, ihtiyaç duyduğunuz her alanda profesyonel destek almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.